:: ‘Sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos’

Maior produtividade, rapidez, transparência e mais segurança aos trâmites administrativos são alguns benefícios do Sistema Eletrônico de Informação (SEI), que começa a operar na Universidade Estadual de Feira de Santana (Uefs), e em todos os órgãos do estado, ainda neste mês de dezembro. O SEI, conforme Decreto 17.983/2017, é o sistema oficial de gestão de processos e documentos administrativos eletrônicos e digitais, de utilização obrigatória para todos os órgãos da administração direta, autarquias, fundações, fundos especiais e empresas estatais dependentes do Estado da Bahia.

O processo de implantação do Sistema na Uefs tem sido conduzido por um grupo de trabalho constituído, especificamente, para tal finalidade. “O principal desafio da gente é quebrar o paradigma do uso do papel e disseminar essa cultura dos documentos eletrônicos. Estamos massificando as informações em relação à obrigatoriedade do SEI e, junto com a Pró-reitoria de Gestão de Pessoas, vamos viabilizar treinamentos para os usuários. Toda a infraestrutura necessária para que o Sistema funcione na Uefs já está sendo providenciada”, garantiu Jasmo Dantas, membro do grupo de trabalho.

A eliminação do papel como suporte físico para documentos e a padronização da gestão dos processos administrativos são as principais razões de implantação do SEI. Já utilizada por vários órgãos da esfera federal, a ferramenta permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, possibilitando a atuação simultânea de unidades, mesmo distantes fisicamente. Redução do tempo de realização das atividades é o reflexo dos resultados trazidos pelo SEI.

“O SEI trará uma enorme mudança na gestão dos processos administrativos da Uefs. Um número considerável de processos tramitam entre a Universidade e secretarias do Estado em Salvador, demandando custos no envio dos mesmos. Há também um tempo maior na tramitação física. Com a tramitação eletrônica, através do SEI, haverá redução de custos com papel, impressão, transporte dos processos, bem como tramitação instantânea e mais célere.

O SEI é ao mesmo tempo um grande desafio e uma grande oportunidade”, considerou o professor Evandro do Nascimento, reitor da Uefs.

Em todo estado da Bahia o SEI começa a ser operado no dia 18 de dezembro. Inicialmente, apenas os seguintes tipos de processos passarão a tramitar, obrigatoriamente, através do SEI: aquisição de Materiais Comuns em Registro de Preços; Aditamento de Contrato com Concessionárias de Serviço (água, energia, e telefonia, correio, gás e publicação oficial); Contratação de Trabalho Temporário (Reda); Prorrogação de Contrato de Trabalho Temporário (Reda); Recontratação de Trabalho Temporário (Reda); Prorrogação de Recontratação de Trabalho Temporário (Reda); e Aquisição de Passagem Aérea.

O Sistema Eletrônico de Informação (SEI), desenvolvido pelo TRF4, foi cedido ao Estado da Bahia, de forma inteiramente gratuita, por meio de um Acordo de Cooperação Técnica assinado entre a União, por meio do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPDG) e da Secretaria de Administração do Estado da Bahia (Saeb).